1. Personuppgiftsansvarig

Kaarea Oy (2925981-7)
PB 180, 20101 Åbo
Övriga kontaktuppgifter: www.kaarea.fi, tfn växel  020 764 9850

2. Kontaktperson i ärenden som hänför sig till registret

Mirva Keto
Postadress: PB 180, 20101 Åbo
Besöksadress: Lemminkäinengatan 48, 20520 Åbo
E-post: mirva.keto@kaarea.fi , tfn växel 020 764 9850

3. Registrets namn  

Registret för Kaareas personaladministration

4. Syften med och rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att sköta Kaareas anställningsförhållanden och därtill hörande arbetsgivarskyldigheter såsom lönebetalning samt att planera och utveckla företagets affärsverksamhet med beaktande av personalen.

Kaarea har rätt att använda underleverantörer för att hantera ärenden som förknippas med anställningsförhållanden. I dessa fall kan personuppgifter överföras till underleverantörer i den utsträckning som det är nödvändigt för tillhandahållandet av tjänsterna (till exempel för att förvara uppgifterna på Kaareas uppdrag på en server som administreras av en tredje part).

Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är den personuppgiftsansvariges berättigade intresse eller att behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade eller ett företag som företräds av den registrerade är part, eller för att vidta åtgärder före avtalets ingående på begäran av den registrerade eller ett företag som företräds av den registrerade. Behandlingen av personuppgifter kan också grunda sig på den registrerades samtycke.

5. Berättigade intressen av den personuppgiftsansvariga eller tredje part

Den registrerade är eller har varit anställd hos den personuppgiftsansvariga.

6. Registrets datainnehåll

Registret består av flera olika system, till exempel personal- och löneräkningssystem samt passerkontroll- och tidsregistreringssystem.

Grundläggande uppgifter (namn, personbeteckning, kontaktuppgifter, användarnamn), kontaktuppgifter till den kontaktperson för nödsituationer som den registrerade har angett, identifierare för terminalutrustning och information som kopplas till identifierarna såsom terminalutrustningens modell och unika enhetsidentifierare eller terminalutrustningens operativsystem, uppgifter om anställningsförhållanden, löneräkningsuppgifter, bokföring av arbetstider, semestrar, frånvaro och olyckor i arbetet, uppgifter om utvecklingssamtal samt uppgifter om arbets- och utbildningshistorik och specialkompetenser. Fotografier av de registrerade samlas också in för ID-kort samt bilder tagna under företagsevenemang.

System som används är följande: Mepco, Mepco Client, M2, Quinyx, Lixani, Webropol, Mapon, Hilti ON!Track, Intune, Elisas företagsportal, MS Entra, Edenred Solutions-portal, If-företagsmapp, Admicom och Discover.

7. Källor som i regel används för registret

Den primära informationskällan är den berörda arbetstagaren eller arbetssökanden. Andra informationskällor används inom de gränser som fastställts i lag.

Att lämna sina personuppgifter är ett krav för ingåendet i ett arbetsavtal.

8. Mottagargrupper av personuppgifter

Kaareas löneräkning sköts av Azets Insight Oy, varmed personuppgifter lämnas ut till företaget. 

Uppgifter lämnas också ut till skattemyndigheterna för verkställande av beskattning, till pensions- och andra försäkringsbolag för upprätthållande av försäkringar som arbetsgivaren tecknat, till Länsirannikon Työterveys Oy för tillhandahållande av företagshälsovårdstjänster samt till arbetskrafts- och utsökningsmyndigheterna för skötseln av deras lagstadgade uppgifter. Dessutom lämnas uppgifter ut för lagstadgade anmälningar om exponering för ämnen som medför risk för sjukdom. Löneuppgifter lämnas också ut till arbetsgivareförbundet och Statistikcentralen för statistiska ändamål. Uppgifter lämnas ut i maskinläsbar form och med hjälp av blanketter. Personuppgifter kan också lämnas ut i den utsträckning som tillåts och krävs i den för var tid gällande lagstiftningen till exempel till myndighetsparter som har rätt att ta emot uppgifterna.

9. Uppgifter om överföring av uppgifter till tredje land och om de skyddsmetoder som används

Uppgifter överförs inte utanför EU/EES-området.

10. Lagringstid för personuppgifter/kriterier för fastställande av lagringstid

Lagring, arkivering och förstöring av uppgifter bestäms enligt lagstiftningen och organisationens riktlinjer och arkiveringstider som baseras på den enligt följande:

• Lönebokföringen/lönekorten ska hållas tillgängliga i 50 år efter räkenskapsperiodens utgång (Liikearkistoyhdistys rf:s rekommendation)
• Alla uppgifter som påverkar lönen lagras i 5 år efter det att lönefordringarna har preskriberats (arbetstidsbokföring, frånvaro, semestrar)
• Lagringstiden för sjukfrånvarointyg: innevarande år + 2 år (arkiveras av löneadministratören Azets Insight Oy).
• Uppgifter om hälsotillstånd: innevarande år + 5 år (lagen om integritetsskydd i arbetslivet).
• På grund av skyldigheten att utfärda ett arbetsintyg lagras grundläggande personuppgifter och uppgifter om anställnings-/tjänsteförhållandet i 10 år efter anställningsförhållandets upphörande.
• Lagringstiden för arbetstids- och semesterbokföringen, intygen om hälsoundersökningar, avtal om alterneringsledighet: innevarande år + 2 år.
• Lagringstiden för beslut om erfarenhetstillägg, sekretessåtaganden, åtaganden att följa dataskydds- och datasäkerhetsreglerna, avtal om arbetsberedskap, anmälningar om bisyssla, sanktionsblanketter och promemorior: 2 år efter anställningsförhållandets upphörande
• En kopia av den utländska arbetstagarens uppehållstillstånd lagras i 4 år efter att anställningsförhållandets upphörande.
• När anställningsförhållandet upphör förstörs blanketten för grundläggande uppgifter, introduktionsblanketterna, Kevas beslut och blanketterna för utvecklingssamtal.

11. Principer för skydd av registret

Åtkomsten till uppgifterna i registret är begränsad till vissa personer i den utsträckning som är nödvändig för utförandet av deras uppgifter. Alla personer som använder uppgifter i anställningsavtalsregistret har undertecknat ett sekretessåtagande och är bundna av tystnadsplikt.

Uppgifter som behandlas i datasystem har skyddats för utstående med åtkomstinloggning och användarspecifika åtkomstbestämmelser.

Uppgifter som behandlas manuellt förvaras under uppsikt i en mapp eller ett kartotek i låsta skåp med passerkontroll.

12. Den registrerades rättigheter

Granskningsrätt: Enligt Kaareas dataskyddspolicy.

Rätt att få uppgifter korrigerade: Enligt Kaareas dataskyddspolicy.

De registrerade har rätt att utifrån grund som anknyter till en specifik personlig situation när som helst göra en invändning mot behandlingen av sina personuppgifter. Begäranden om begränsning av behandling av personuppgifter ska riktas skriftligen till registrets kontaktperson.

Arbetstagarna har också rätt att granska och korrigera sina egna grunduppgifter via Mepco-systemet.

13. Uppgifter om automatiskt beslutsfattande, inklusive profilering

I registret sker inget automatiskt beslutsfattande. Profilering sker till fördel för arbetstagarna. Till exempel kan man på basis av sjukfrånvarouppgifterna erbjuda arbetstagaren tidigt stöd för att främja hans eller hennes arbetsförmåga och förebygga arbetsoförmåga.