Asiaan perehtymätön ei tiedosta millainen prosessi sairaaloiden ateriatilausjärjestelmä on. Siinä on otettava huomioon monenlaisia asioita. Päivittäisiä annoksia on tuhansia. Henkilöitä, jotka syöttävät tilauksia järjestelmään on yli tuhat ja potilasmäärät osastoilla vaihtelevat jatkuvasti. Sen lisäksi potilainen erityistarpeet aterioiden suhteen ovat moninaiset.

Kaareassa otimme kevään aikana käyttöön ruokapalveluiden tuotannonohjausjärjestelmästä uuden version. Samalla uudistui myös sairaalan osastojen ateriatilausjärjestelmää. Opastusta uuden järjestelmään käyttöön on toteutettu ohjeilla, läsnäolo- ja etäkoulutuksissa ja nyt uutuutena opastusvideoiden välityksellä. Kaarean ruokapalveluissa harjoittelijana työskentelevä Iina Nortunen on ollut avainhenkilö opetusvideoiden syntymisessä.

Iina kertoo, millaista oli tehdä ensimmäistä kertaa ohjeita videon muotoon.

Itse ohjelman käyttö oli helppoa ja nopeaa. Tietysti ensimmäisissä videoissa meni aikaa ja välillä joutui palaamaan takaisin päin, kun huomasi tarvetta muokata jo aiemmin tehtyä. Kokonaisuudessaan videot syntyivät yllättävän helposti.

Hyvä pohjatyö ja suunnittelu auttoivat, jotta kaikkiaan 11 videosta tuli selkeä kokonaisuus. Iina kertoo, että ensiksi hän opetteli itse järjestelmän käyttöä olemassa olevin ohjein. Jonka jälkeen hän suunnitteli ohjeiden laadintaa. Uutena tuotekehityksen tiimin jäsenenä hän kiinnitti huomioita eri asioihin, ja näitä asioita pyrittiin ottamaan huomioon uudessa ohjeistuksessa. Yhdessä päätettiin, että opastetaan vain yhdellä tavalla toimimiseen ja vältetään vaihtoehtoja. Tämän koettiin tuovan selkeyttä, vaikka järjestelmä tarjoaa välillä vaihtoehtoisia toimintatapoja.

Videoiden tarkoitus on olla mahdollisimman käyttäjäystävällisiä ja ohjeita on pyritty katsomaan ulkopuolisen silmin. Yhdessä videossa ohjeistetaan yksi asiakokonaisuus, jolloin ohjeet pysyvät lyhyinä. Myös rytmitykseen on kiinnitetty huomiota. Selkeyden vuoksi ruotsinkielinen versio tehtiin omana, ettei yhteen kuvaan tulisi liikaa informaatiota.

TYKS kantasairaalan Kaarean ruokapalveluiden vuorovastaava Elisa Tuominen toi esille tässä projektissa asiakastarvetta. Elisa vastaa työssään asiakkaalta tuleviin ateriatilauksia koskeviin kysymyksiin ja hän osasi kertoa mistä asioista tulee eniten kysymyksiä.

Mielestäni nyt tehdyt opastusvideot ovat erittäin onnistuneita ja samaa mieltä ovat olleet muutkin niitä katsoneet. Videot ovat nykypäivää ja ne ovat apuna silloinkin, kun emme itse ole paikalla. Sairaalassa tarve tilauksien tekemiselle voi olla myös yöllä.

TYKS kantasairaalassa ateriamäärät ovat valtavat ja tilausjärjestelmän käyttäjiäkin on paljon. Päivässä aterioita tilataan vajaa 3000 annosta ja tilauksien syöttäjiä järjestelmään on reilu tuhat. Vaikka asiakkaan edustajia sekä omaa henkilökuntaa on ahkerasti koulutettu, koetaan videot hyvänä lisänä. Niihin on helppo palata ja ne eivät ole aikaan eikä paikkaan sidottuja.