Tuotannonohjausjärjestelmä on yksi ruokapalveluiden kulmakivistä. Sitä käytetään laajasti ruokapalveluiden eri vaiheissa ateriasuunnittelusta reseptiikkaan, sekä ruuan valmistuksesta tilauksien hallintaan. Sitä kautta syntyvät ruokalistat, tilataan raaka-aineet ja kirjataan hävikki. Tuotannonohjausjärjestelmää käytetään myös ravitsemuksellisessa laadun seurannassa ja raportoinnissa. Tuotannonohjausjärjestelmän muutos on ollut pitkäjänteinen useamman vuoden kestänyt projekti. Muutoksen myötä aiemmin erillään olleet toimintavaiheet ovat nyt samassa järjestelmässä. Järjestelmän muutosprojektin myötä on arvioitu toimintatapoja ja lähdetty yksinkertaistamaan prosesseja.

Tuotannonohjausjärjestelmän muutosprojekti tuli ajankohtaiseksi, kun edellinen järjestelmäversio Aromista oli tullut tiensä päähän. Kartoitusvaiheen jälkeen päädyttiin jatkamaan Aromi-tuotannonohjausjärjestelmällä ja osallistumaan uuden Aromi-version pilottiprojektiin. Projekti käynnistyi vuonna 2017 ja huolellisen sekä laajan pohjatyön jälkeen keväällä 2019 oli uusi Aromi valmis vaiheittaiseen käyttöönottoon.

”Olemme tehneet uuden järjestelmän käyttöönottoa suunnitelmallisesti ja vaiheittain. Ensimmäisenä otimme käyttöön tilaajaosion. Tuotannonohjausjärjestelmä toimii rajapintana asiakkaan suuntaan ja he tekevät sitä kautta ateria- ja tuotetilaukset. Merkittävä tehtävä tilaajaosion käyttöönotossa oli laajan käyttäjäkunnan opastus ja koulutus” tuotekehityspäällikkö Katja Mäkelä kertoo.

Voit lukea aiheesta lisää uutisesta:
https://www.kaarea.fi/uutiset/opastusvideoilla-alkuun-ruokapalveluiden-uuden-tuotannonohjausjarjestelman-kaytossa

Tilaajaosion jälkeen siirryttiin tuotannonosion käyttöönottoon kuten hankintaan eli tuote- ja raaka-ainetilauksiin ja ruokalistasuunnitteluun. Eri osioiden käyttöönotto vaiheistettiin toimipaikoittain. Näin pystyttiin hallitsemaan mahdollisten ongelmien kertaantumista useassa toimipisteessä. Vaiheittainen käyttöönotto on tosin tarkoittanut, että uutta ja vanhaa järjestelmää on jouduttu käyttämään ylimenovaiheessa päällekkäin. Viimeisenä osiona uudessa Aromissa olemme ottamassa käyttöön kotipalveluiden ateriatilaukset ja tilaustarjoilut ennen siirtymistä ylläpitovaiheeseen. 

Pilottiprojektissa mukana olo on ollut mielenkiintoista ja kehittävää. Koska kaikki järjestelmän ohjelmaosat eivät ole olleet valmiina, on järjestelmää pystytty kehittämään meidän esittämien tarpeiden ja näkemysten mukaisesti ja yhteistyötä on tehty tiiviisti järjestelmätoimittajan kanssa. Ruokapalveluiden tuotekehitystiimi ja toimipaikkojen henkilöstö ovat antaneet oman panoksensa tähän projektiin.

Järjestelmämuutos on ollut työläs, mutta tarpeellinen. Nyt ruokapalveluiden eri prosessit löytyvät selkeästi yhdestä järjestelmästä. Uusi järjestelmä on tietysti nykyaikainen, käyttäjäystävällisempi ja se tarjoaa uusia mahdollisuuksia tiedolla johtamiseen.

Muutosprojekti on opettanut, että asenteella on merkitystä. Energiaa ei ole tuhlattu asioiden harmitteluun vaan se suunnattu ratkaisujen löytämiseen. Kaarealaisella yhdessä tekemisen tavalla on ollut suuri merkitys. Jokainen projektiin osallistunut on ottanut oman vastuunsa kokonaisuudesta ja tehnyt työtä yhteistä päämäärää kohti.