Sujuva asiakaskokemus on monen tekijän summa. Myös tietojärjestelmät ja niiden parissa työskentelevä henkilöstö ratkaisevat millaiseksi asiakaskokemus muotoutuu. Huhtikuun alussa Kaarean ostolaskujen tietojärjestelmätoimittaja vaihtui. Tarkoituksena on luoda sujuvampi laskutusprosessi niin, että laskut kiertävät nopeasti organisaatiossamme, ja yhteistyökumppanimme voivat luottaa siihen, että laskut maksetaan ajallaan.

Ison muutoksen läpivieminen sujuu harvoin täysin ilman kommelluksia. Ensimmäinen kuukausi uuden ohjelman parissa onkin tuonut eteemme haasteita, joita olemme pyrkineet taklaamaan. Pidämme taloustiimin kanssa sisäisiä kokouksia, joihin tuon viestiä kentältä, missä mennään ja he vievät puolestaan viestiä palveluntoimittajalle ja näin parannetaan toimintaa koko ajan.

Suurin toiminnallinen muutos oli, että uuden ostolaskuohjelman myötä laskujen tiliöinti siirtyi Kaarealta taloushallinnon palvelutoimittajalle. Laskujenkäsittely automatisoidaan mahdollisimman pitkälle ja sen sujuvoittaminen vie aikansa. Tavoitteena on, että tulevaisuudessa suurin osa laskuista menee suoraan tarkastajalle.

Tuotantoassistenttina työhöni kuuluu mm. ostolaskujen käsittely, yhteistyö alihankkijoiden kanssa sekä työnjohtajien tukeminen hallinnollisissa töissä. Jotta ostolaskuprosessimme olisi sujuva ja saisimme muutoksen vietyä läpi, on tärkeää, että virheisiin tartutaan nopeasti. Mikäli laskussa on virhe, olen yhteydessä toimittajaan sähköpostilla tai puhelimitse. Meiltä on saattanut epähuomiossa lähteä tavaran tai palvelun tilaus vanhoilla laskutustiedoilla. Jokainen tekee virheitä, ja kun niitä sattuu, ne korjataan ja jatketaan eteenpäin. Yleensä asiat sujuvat kaikkien kannalta mukavammin, kun ne hoidetaan ystävällisesti ja nopeasti.  

Vaikka uuden järjestelmän sisäänajo on vielä käynnissä, toivottavasti olemme kaikesta huolimatta pystyneet palvelemaan asiakkaitamme yhtä hyvin kuin aiemminkin.

 

Kirjoittaja, Katja Luntamo, on kiinteistöpalveluiden tuotantoassistentti.