Miten mukaan uuteen elintarvikkeiden hankintajärjestelmään?

Oletko perunoiden, kasvisten, juuresten tai vihannesten tuottaja?
Oletko kiinnostunut vaihtoehtoisista toimituskanavista?

Kaarea valmistaa päivittäin lähes 60 000 ateriaa keittiöissään ympäri Varsinais-Suomea. Kaarean toiveena on kasvattaa elintarvikehankintoja lähitoimittajilta sekä lisätä avointa keskustelua oman alueensa lähitoimittajien kanssa. Tästä syystä Kaarea onkin käynnistämässä uudenlaisen sähköisen hankintamenettelyn lähielintarvikkeiden hankkimiseksi (dynaaminen hankintajärjestelmä DPS).

Miksi minun tulisi kiinnostua?

Käytännössä järjestelmässä on kyse siitä, että hankkija voi sen kautta kerätä tarvitsemansa tuotemäärän yhdistellen useamman toimijan tuotantoeriä. Toimittaja voi järjestelmässä tarjota juuri sitä määrää, mitä sillä on tarjottavana – satokausien mukaan. Näin eri kokoiset ruoantuottajat pääsevät pienemmilläkin tarjottavilla erillä osaksi isompaa hankintaa.

Toimittajien määrää ei menettelyssä ole rajattu ja toimittaja voi irtaantua järjestelmästä milloin tahansa – järjestelmä ei vaadi sitoutumista pitkiin sopimuskausiin tai taetta tasaisena toistuvista tuotantomääristä.

Miten pääsen mukaan?

Kiinnostuneet toimittajat pääsevät mukaan, kunhan toimija täyttää hankinta-asiakirjoissa asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Loppukesän ja syksyn 2024 aikana Kaarea on avaamassa järjestelmän tiettyjen tuotteiden osalta, jotka sopivat suoraan raaka-aineina käytettäviksi ruokalistan ja reseptien osalta:

• Perunat (pestyjä, kuorittuja ja pilkottuja)
• Vihannekset ja juurekset (pestyjä kokonaisia ja pilkottuja)
• Kasvikset (kokonaisia ja pilkottuja)

Jatkossa olemme kiinnostuneita laajentamaan järjestelmää koskemaan myös muita tuotteita ja tuoteryhmiä. Kerätäksemme tietoa muiden tuoteryhmien potentiaalista kannustamme myös muita tuottajia ilmoittautumaan järjestelmään ja ilmoittamaan tuotteensa. Ensimmäiset järjestelmän sisällä käytävät kilpailutukset tulevat kuitenkin keskittymään yllä lueteltuihin tuotteisiin.

Hankintamenettelyn info-webinaarin tallenne

Katso puolen tunnin info-webinaari, niin kuulet, mistä uudessa hankintamenettelyssä on kyse. Webinaarissa kerrotaan menettelyn hyödyistä sekä mahdollisuuksista ruoantuottajille ja -jalostajille.

Tilaisuuden esitysten jälkeen osallistujien kesken keskusteltiin hetki tarkentavista kysymyksistä hankintajärjestelmään liittyen. 

• Osallistuminen järjestelmään on maksutonta, mutta vaadittava oikeusrekisterikeskuksesta pyydettävä rikosrekisteriote maksaa muutaman kympin. Organisaation koosta riippuu, kenen osalta otteet pitää toimittaa. Yleisesti ottaen otteet vaaditaan niiltä, joilla on organisaatiossa päätös- ja edustamisoikeudet.
• Hankintajärjestelmään voi osallistua koko sen olemassaolon ajan. Vaikka järjestelmä nyt avataan niin mukaan voi ilmoittautua myös myöhemmin.
• Toimijoita kannustetaan lähtemään nyt alkuvaiheessa mukaan, jotta ensimmäisten kilpailutusten käynnistyessä järjestelmässä olisi tarjoajia.
• Järjestelmään ilmoittautuminen ei ole sitovaa – toimittajalla ei ole velvollisuutta toimittaa niitä tuotteita, joita on tuoteluetteloon listannut.
• Tuoteluetteloa ja mahdollisia toimituspisteitä on mahdollista muuttaa myöhemmin.
• Kaareaan voi ottaa yhteyttä, mikäli liittymisen kanssa tulee ongelmia tai lomakkeissa tulee vastaan kysymys, johon ei osaa vastata.
• Kaareasta otetaan tuottajaan yhteyttä, mikäli liittymisasiakirjoissa on jokin puute, epäselvyys tai virhe. Tuottaja saa varmuuden siitä, että prosessi on hoidettu oikein. Kaikki hakemukset käydään Kaareassa läpi.
• Kilpailutukset eivät ole automaattisesti koko Kaarean toimialueen laajuisia. Järjestelmään ilmoittautuminen ei siis vaadi sitä, että tuottajan pitäisi pystyä toimittamaan kaikkiin Kaarean toimipisteisiin. Kaarean on mahdollista tehdä kilpailutuksia, jotka koskevat vain osaa toimipisteistä. Tarkoituksena on saada myös pienempiä tuotantoeriä käyttöön.
• Kaareasta toivotaan, että osallistumishakemuksia saataisiin mahdollisimman paljon myös sellaisilta tuottajilta, joilla ei ole mahdollista toimittaa tällä hetkellä, mutta voisi olla tulevaisuudessa.

---

Järjestämme syksyn aikana kiinnostuneille tuottajille klinikoita, jossa jaamme lisätietoa hankintajärjestelmästä. Klinikoissa voi tehdä osallistumishakemuksen heti paikan päällä.

Tiedustelut ja lisätiedot:

Ari Heikkilä
hankintapäällikkö, Kaarea Oy
ari.heikkila@kaarea.fi

Katja Mäkelä
tuotekehityspäällikkö, Kaarea Oy
katja.ma.makela@kaarea.fi