Asiakasrekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Kaarea Oy (2925981-7)
PL 180, 20101 Turku
Muut yhteystiedot: www.kaarea.fi, puh. vaihde 020 764 9850

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Riikka Samuli
Postiosoite: PL 180, 20101 Turku
Käyntiosoite: Lemminkäisenkatu 48, 20520 Turku
Sähköpostiosoite: riikka.samuli@kaarea.fi , puh. vaihde 020 764 9850

3. Rekisterin nimi

Kaarean asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Kaarean asiakasrekisteri – yritys- ja yhteisöasiakkaat -rekisterissä ylläpidetään Kaarean olemassa olevien ja mahdollisten asiakasyritysten yhteyshenkilöiden tietoja. Yrityksellä tarkoitetaan tässä myös yhteisöjä.

Henkilötietoja käsitellään seuraavissa käyttötarkoituksissa: Markkinoinnin, viestinnän ja myynnin hoitaminen, kehittäminen, kohdentaminen ja seuranta, asiakassuhteen hoitaminen ja hallinnointi, asiakassuhteen analysointi, ryhmittely ja raportointi sekä muut asiakkuuden ja Kaarean palveluiden kehittämiseen ja laskutukseen liittyvät tarkoitukset. Lisäksi henkilötietoja käsitellään asiakaspalautteen keräämisen ja käsittelyn yhteydessä.

Henkilötietojen käsittelyä voidaan ulkoistaa ulkopuolisille palveluntarjoajille siinä määrin kuin se on tarkoituksenmukaista.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on rekisteröidyn tai rekisteröidyn edustaman yrityksen antama suostumus henkilötietojen käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten tai käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity tai rekisteröidyn edustama yritys on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn tai rekisteröidyn edustaman yrityksen pyynnöstä.

5. Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut
–

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja rekisteröidyistä: Sukunimi, etunimet, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, titteli tai asema, ip-osoite, käyttäjätunnus, rekisteröidyn edustaman yrityksen nimi ja sen yrityksen yhteys- ja osoitetiedot, postituslistat. Lisäksi rekisteri voi sisältää tietoja palveluiden tarjoamiseen, ostamiseen, käyttämiseen ja kehittämiseen sekä markkinointiin ja myyntiin liittyviä tietoja ja muita asiakassuhteen hoitamisen tai kehittämisen kannalta olennaisia tietoja.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Ensisijaisesti rekisteriin merkittävät ja tallennettavat henkilötiedot perustuvat rekisteröitävän tai rekisteröitävän edustaman yrityksen itse antamiin tietoihin tai Kaarean sidosryhmien ja ulkopuolisten palveluntuottajien luovuttamiin tietoihin.

8. Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Kaarean omat henkilötietojen käsittelijät, joille henkilötiedot ovat välttämättömiä liittyen työn suorittamiseen. Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaistahoille, joilla on oikeus tietojen saantiin.

9. Tiedot tietojen siirrosta kolmansiin maihin ja tiedot käytettävistä suojatoimista

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

10. Henkilötietojen säilyttämisaika / ajan määrittämiskriteerit

Henkilötietoja säilytetään rekisterissä, kunnes rekisteröidyn ja asiakkaan välisen asiakassuhteen voidaan katsoa päättyneen. Päättymisaika määritetään asiakkaan asiakassopimuksen voimassaolon päättymisestä tai viimeisimmästä palvelukontaktista tai yhteydenotosta, johon lisätään viisi vuotta. Laskutusperusteena käytettävät tiedot säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu tietyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä tietoverkon käyttöoikeuskirjautumisella ja käyttäjäkohtaisilla käyttöoikeusmääräyksillä. Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Manuaalisesti käsiteltävät tiedot säilytetään valvonnan alaisena kansiossa tai kortistossa, lukituissa kaapeissa, tilassa johon kulkemista valvotaan.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Tietojen tarkastus-, korjaus- ja poisto-oikeus Kaarean tietosuojaperiaatteen mukaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä. Vastustamispyynnöt osoitetaan kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.

13. Tiedot automaattisen päätöksenteon, ml. profiloinnin olemassaolosta

Rekisteröidyn tietojen perusteella ei tehdä automaattista päätöksen tekoa tai profilointia.