Rekrytointirekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Kaarea Oy (2925981-7)
PL 180, 20101 Turku
Muut yhteystiedot: www.kaarea.fi, puh. vaihde 020 764 9850

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Mirva Keto
Postiosoite: PL 180, 20101 Turku
Käyntisoite: Lemminkäisenkatu 48, 20520 Turku
Sähköpostiosoite: mirva.keto@kaarea.fi , puh. vaihde 020 764 9850

3. Rekisterin nimi

Kaarean rekrytointirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Rekrytointirekisteri on perustettu työntekijöiden rekrytointia varten Kaarealle. Kaarealla on oikeus käyttää alihankkijoita rekrytointiprosessin hoitamiseen. Tällöin henkilötietoja voidaan siirtää alihankkijoille siinä määrin kuin se on tarpeen palvelujen toteuttamiseksi (esim. tietojen säilyttämiseksi kolmannen osapuolen hallinnoimalla palvelimella Kaarean toimeksiannosta).

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, tai käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity tai rekisteröidyn edustama yritys on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn tai rekisteröidyn edustaman yrityksen pyynnöstä, tai rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten. Suostumus kysytään työnhakijalta siinä yhteydessä, jos työnhakija haluaa antaa työhakemuksensa käytettäväksi

5. Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

Rekisterinpitäjällä on oikeutettu etu säilyttää hakemustietoja kaksi vuotta hakemuksen päättymisen jälkeen mm. oikaisuvaatimusten käsittelyyn.

6. Rekisterin tietosisältö

Työnhakijoista kerätään nimi, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite), työhakemukseen ja ansioluetteloon liittyvät tiedot, kuten työkokemus, koulutustiedot, osaaminen ja luottamustoimet, haastatteluun sekä testeihin liittyvät tiedot ja mahdolliset muut työnhakijan itsensä antamat tiedot. Työntekijöiden rekrytoinnissa käytetään Kuntarekry-järjestelmää ja sähköpostipalvelinta.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavien tietojen ensisijainen tietolähde on työnhakija itse. Lisäksi tiedot koostuvat työhönottoprosessissa tallennetuista tiedoista. Muita tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa.
Henkilötietojen antaminen on työsopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus työnhakijalle.

8. Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Kaarean omat henkilötietojen käsittelijät, joille henkilötiedot ovat välttämättömiä liittyen työn suorittamiseen. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja Kaarean lukuun salassapitovelvollisuuden ja sopimuksen tietosuojavelvoitteiden mukaisesti. Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaistahoille, joilla on oikeus tietojen saantiin.

9. Tiedot tietojen siirrosta kolmansiin maihin ja tiedot käytettävistä suojatoimista

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

10. Henkilötietojen säilyttämisaika / ajan määrittämiskriteerit

Rekisteröityjen henkilötietoja säilytetään rekisterissä 2 vuotta työhakemuksen jättämisestä, jonka jälkeen ne anonymisoidaan.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu tietyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Kaikki työnhakijarekisterin tietoja käyttävät henkilöt ovat allekirjoittaneet salassapitositoumuksen ja heitä sitoo salassapitovelvollisuus.

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä tietoverkon käyttöoikeuskirjautumisella ja käyttäjäkohtaisilla käyttöoikeusmääräyksillä.

Manuaalisesti käsiteltävät tiedot säilytetään valvonnan alaisena kansiossa tai kortistossa, lukituissa kaapeissa, johon kulkemista valvotaan.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus: Kaarean tietosuojapolitiikan mukaisesti.
Oikeus tiedon korjaamisesta: Kaarean tietosuojapolitiikan mukaisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä. Vastustamispyynnöt osoitetaan kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.

13. Tiedot automaattisen päätöksenteon, ml. profiloinnin olemassaolosta

Rekisteri ei sisällä automaattista päätöksentekoa. Rekrytointiprosessissa arvioidaan työnhakijan henkilökohtaisia ominaisuuksia, joten se sisältää profilointia.